一、文物修缮工程资料(building document):文物修缮工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。
二、文物修缮工程资料（uilbding document）：文物修缮工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。
三、文物修缮工程建筑物是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西，是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅工程参建各方一致努力，而且领导也在关心，社会各界也在关注；而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了，才抽调人员，加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。由此可见，竣工资料整编工作能否作好，主要取决于项目部及有关部门的领导思想重视程度，及有关专业技术管理人员的思想重视程度。
四、文件和资料的管理
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
7、在用有效文件控制清单
项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后按二.5和二.6办理。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
c.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
a.文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。
b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。
12、记录
文物修缮文件和资料发放登记表
文物修缮文件和资料收到登记表
文物修缮文件和资料更改申请表
文物修缮文件和资料更改通知单
文物修缮文件和资料复印审批表
文物修缮文件和资料存档(移交)记录
文物修缮文件和资料补领审批表
文物修缮有效文件控制清单